Datenschutzkonzept für die Pressearbeit

Das Datenschutzkonzept hat zum Ziel, in einer zusammenfassenden Dokumentation die datenschutzrechtlichen Aspekte darzustellen. Es kann auch als Grundlage für datenschutzrechtliche Prüfungen dienen. Dadurch soll die Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht nur gewährleistet, sondern auch der Nachweis der Einhaltung geschaffen werden.

Präambel

Die Pressearbeit von Munich Kyiv Queer richtet sich hauptsächlich an Journalistinnen und Journalisten der Lokal- und der Szenepresse, die sich mit Themen für die Lesben-, Schwulen-, Bi-, Trans- und Inter-Community, kurz LSBTI, in der Ukraine auseinandersetzt. Seit 2012 sind wir in München fest etabliert, die Presse kennt unsere Arbeit. Wir wissen genau, was Journalist*innen interessiert und verfügen über ein weitreichendes Netzwerk, das alle relevanten Print- und Onlinepublikationen der Lokal- und Szenepresse beinhaltet. Wir liefern regelmäßig Pressemitteilungen, Pressebilder und ganze -mappen, Flyer und Pressefotos, die über unsere Aktivitäten, Events von und mit Munich KyivQueer oder Veranstaltungen und Ereignissen berichten, in die Munich Kyiv Queer involviert oder von denen Munich Kyiv Queer betroffen ist. Ein besonderes Augenmerk legen wir auf die korrekte Datenverarbeitung und Speicherung von Kontaktdaten von Journalist*innen zu Kommunikationszwecken.

Datenschutzpolitik und Verantwortlichkeiten

• Munich Kyiv Queer ist eine lose Initiativgruppe und nutzt die Infrastruktur des Sub. Für den Datenschutz ist deshalb der Sub-Vorstand verantwortlich.
• Alle Datenschutzziele für die PR im Sub orientieren sich an den Datenschutzregelungen des Vereins und sind individuell auf den Umgang mit Kontaktdaten von Journalist*innen angepasst.
• Unsere ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen werden regelmäßig sensibilisiert, den internen Datenschutzregeln nachzukommen.
• Wir sind bestrebt, den Datenschutz kontinuierlich sicherzustellen und zu verbessern.

Umgang mit Daten von Journalist*innen

• Kontaktdaten von Journalist*innen (Vorname, Nachname, Position, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer, ggf. Interessensgebiete) werden nur gespeichert, wenn entweder ein berechtigtes Interesse oder eine Einwilligungserklärung vorliegt.
• Alle Kontaktdaten von Journalist*innen werden nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung behandelt. Wir setzen die dafür notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach dem neuesten Stand der Technik um.
• Alle Presseverteiler werden regelmäßig aktualisiert und auf den neuesten Stand gebracht.
• Journalist*innen können sich jederzeit persönlich, per Post oder per Mail vom Presseverteiler abmelden. Alle gespeicherten Daten werden dann sofort gelöscht.
• Presseverteiler inkl. Kontaktdaten dürfen grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Bei der Zusammenarbeit mit Mitgliedern von Munich Kyiv Queer und Externen, z.B. aus der Münchner LSBTI-Community, die mit uns gemeinsam Themen bearbeiten, werden nur Daten geteilt, wenn es im berechtigten Interesse von allen Involvierten ist. Wird beispielsweise ein Interview zwischen einer/m Kollegin/en oder Externen und einer/m Journalistin/en arrangiert, stellen wir sicher, dass wir die ausdrückliche Einwilligung der/des Journalistin/en erhalten, personenbezogene Informationen an Mitarbeiter*innen von Munich Kyiv Queer/Externe weiterzugeben. Außerdem werden beide Parteien darüber informieren, dass die Daten nur im Zusammenhang dieses Interviews relevant sind und nicht für persönliche Zwecke genutzt werden dürfen.

Umgang mit Daten von ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen von Munich Kyiv Queer und Externen

• Daten von Mitarbeiter*innen und Externen (Vorname, Nachname, Position, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer) werden nur gespeichert, wenn entweder ein berechtigtes Interesse (Auftrag) oder eine Einwilligungserklärung vorliegt.
• Alle Kontaktdaten werden nach den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung behandelt. Wir setzen die dafür notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach dem neuesten Stand der Technik um.
• Bei der Zusammenarbeit mit Journalist*innen werden nur Daten geteilt, wenn es im berechtigten Interesse von allen Involvierten ist. Wird beispielsweise ein Interview zwischen einer/m Mitarbeiter/in von Munich Kyiv Queer/Externen und einem Journalisten arrangiert, stellen wir sicher, dass wir die ausdrückliche Einwilligung des/der Mitarbeiters/in/Externen erhalten, personenbezogene Informationen an die/den Journalistin/en weiterzugeben. Außerdem werden beide Parteien darüber informieren, dass die Daten nur im Zusammenhang dieses Interviews relevant sind und nicht für persönliche Zwecke genutzt werden dürfen.
• Jede/r Journalist*in hat jederzeit das Recht auf Auskunft über die eigenen Daten, die Berichtigung und Löschung derselben und natürlich ein Widerspruchsrecht gegen eine Einwilligung, die freiwillig erfolgen muss.